在公司分配的有限空間下，運用一些巧思增加自己的工作空間后，還得要把文件物品歸納得宜，才能算是成功又能真正得心應手。
電腦進入辦公室后，大家原本預估紙張的使用會減少，但事實卻相反。假如說過去的紙張使用量是1，目前用量卻是1.3，可見電腦化時代并未能真正減少紙張的使用。
把要用而未分類的文件通通整潔地堆疊在一起，放在固定的位置，千萬不要散成紙海，這樣你要找某一份文件時就有序可循，等看過后再依自己的分類方式歸納好。
初步救急的方式只適用于少量文件，大量的文件還是得靠符合自己工作需求的分類方式來歸納。給每個產(chǎn)品一個大的資料夾，每個資料夾中又分成公關、活動、記者會、展覽等，分別用L型透明夾收好，做好標簽，再整潔收到產(chǎn)品資料夾中，這樣就能一目了然。每份文件可能有不同版本，建議每次更新都能注明日期，這樣就能快速找到最新版本的文件，假如要追溯之前的內(nèi)容或是否修訂有誤，也可輕易找到。
